Réglement intérieur

Article 1 : Préambule

Le présent règlement intérieur a pour but de préciser le fonctionnement de l’association. Il est destiné à fixer les points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

Il ne peut, en aucun cas, contredire les statuts qui feront foi en cas de litige.

Il a été établi et approuvé par le Conseil d’Administration du 2 février 2006 et présenté lors de l’Assemblée Générale du 8 mars 2006.

Article 2 : Cotisations

Le montant de la cotisation annuelle, valable pour l’exercice suivant, est voté par le Conseil d’Administration.

La cotisation annuelle est due quelle que soit la date d’admission d’un membre de l’Association.

Le paiement des cotisations doit être effectué entre le 1er décembre de l’année précédente et le 1er mars pour l’exercice en cours. Dans le courant du mois de mars, un rappel est adressé aux membres en retard de paiement. La cotisation peut alors être majorée des frais de recouvrement.

L’envoi de certaines publications de l’Association, notamment l’annuaire et l’accès aux différents services gratuits ou payants est suspendu d’office à tout membre en retard de la cotisation. En cas de cotisation tardive l’envoi de ces publications est soumis à la demande du membre et majoré de frais d’envoi forfaitaires.

La radiation par défaut de paiement de la cotisation ne peut être proposée au Conseil d’Administration que quand la cotisation a été réclamée deux fois à un mois d’intervalle.

Toute démission n’est valable qu’après acquittement des cotisations dues, sinon la radiation est proposée au Conseil d’Administration.

Article 3 : Assemblé Générale

Peuvent prendre part aux Assemblées Générales les seuls membres titulaires à jour de leur cotisation à la date des tenues des séances de ces Assemblées.

L’Assemblée Générale Ordinaire doit être convoquée au moins 30 jours à l’avance. L’Assemblée Générale Ordinaire annuelle se réunit chaque année avant le 30 avril.

L’ordre du jour doit être indiqué sur la convocation. Les pièces complémentaires à l’ordre du jour et non jointes à la convocation comme les rapports moraux ou financiers et les projets de résolution doivent être rendus disponibles à l’Association ou sur son site web au plus tard 15 jours avant la tenue de l’Assemblée.

Aucun quorum n’est nécessaire pour l’Assemblée Générale. La majorité simple est choisie pour les actes de gestion courante et pour les élections à un tour au Conseil d’Administration. Les majorités lors des votes s’entendent par « majorité des suffrages exprimés » (comptabilisation des « oui » et des « non » uniquement).

Concernant l’Assemblée Générale Extraordinaire, les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés.

Les votes s’effectuent à bulletin secret lors des Assemblées Générales et à ces votes s’ajouteront les votes effectués par correspondance.

La liste des candidats au Conseil d’Administration est arrêtée par celui-ci avant le début de l’Assemblée Générale. Cette liste comprend :

  • Les membres sortants du Conseil d’Administration, sous réserve qu’ils puissent exercer un nouveau mandat, qui en ont fait la demande au Président avant le début de la séance du Conseil d’Administration précédent l’Assemblée Générale.
  • Les membres de l’Association présentés par le Conseil d’Administration.
  • Tout membre actif de l’Association en ayant fait la demande ; en ce qui concerne les candidats nouveaux, leur CV et déclaration d’intention peuvent être communiqués aux membres de l’Association lors de l’Assemblée Générale.
Les membres actifs de l’Association peuvent prendre part aux élections pendant l’opération de vote ou faire parvenir leur bulletin de vote individuel auprès de la permanence de l’association avant le début du vote.
Chaque bulletin de vote ne doit pas contenir plus de nom qu’il n’y a de membres à élire et une même enveloppe ne doit contenir qu’un seul bulletin de vote. Tout bulletin ne remplissant pas ces conditions est annulé.
Un membre du bureau du Conseil d’Administration, assisté d’un certain nombre d’assesseurs désignés par le Président de l’Assemblée Générale préside au dépouillement du scrutin dont le résultat est annoncé à la fin de l’Assemblée Générale.
Lors de l’Assemblée Générale, deux membres de l’Association non-membres du Conseil d’Administration sont élus afin de vérifier les comptes pour l’exercice en cours. Le trésorier est tenu de leur présenter toutes les pièces justificatives, dont ils souhaitent prendre connaissance à la clôture de l’exercice. Un vote du quitus au trésorier est demandé lors de l’Assemblée Générale Ordinaire. En cas d’obtention du quitus, il n’est valide qu’après accord des deux scrutateurs. Une

non réponse des scrutateurs dans les 30 jours équivaut à une acceptation.

Article 4 : Le Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration se tient au moins trois fois dans l’année, il est convoqué soit par le Président ou le Secrétaire Général en cas d’impossibilité du premier soit par le tiers des membres du Conseil d’Administration. L’ordre du jour des séances du Conseil d’Administration est indiqué sur les convocations.

Le Conseil d’Administration est dirigé par le Président. En l’absence de ce dernier, un Président de séance sera élu parmi les membres présents.

Un quorum fixé au tiers des membres du Conseil d’Administration est nécessaire à la validité des votes effectués. Si le quorum n’est pas atteint lors d’une séance du Conseil, aucune décision ne peut être prise. En revanche, les études de projets ou de dossiers peuvent être menées. Le Conseil doit se réunir sur une nouvelle convocation du Président, à sept jours d’intervalle au moins. Le Conseil peut alors valablement délibérer quel que soit le nombre des membres présents.

Le Conseil d’Administration élit son bureau chaque année lors de la séance du Conseil qui suit l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle.

La première séance qui suit l’élection est présidée par le Président sortant jusqu’à la proclamation des résultats de l’élection du nouveau Président de l’Association. Les membres du Conseil d’Administration candidats à l’un des postes de membre du bureau du Conseil d’Administration doivent faire connaître leur candidature au Président de séance avant l’ouverture de celle-ci.

L’élection a lieu à bulletins secrets en commençant par celle du Président, puis les Vice-Présidents, puis le Secrétaire Général et enfin le Trésorier. Un candidat non élu à un poste peut reporter sa candidature sur un autre poste pour lequel le vote n’a pas encore eu lieu.

A la suite de l’élection du bureau, chaque administrateur doit prendre position sur les actions auxquelles il souhaite prendre part.  Ces dernières sont menées sous la responsabilité des Vice-Présidents ou du Secrétaire Général.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés, à mains levées sauf demande expresse de deux membres au moins du Conseil. La voix du Président de séance est prépondérante en cas de partage. Chaque Administrateur ne peut détenir plus de deux pouvoirs en sus du sien soit trois pouvoirs au total.

La présence physique des Administrateurs est requise lors des séances du Conseil d’Administration. Néanmoins, afin de faciliter la participation des Administrateurs éloignés ou en incapacité temporaire de rejoindre le lieu de réunion (incapacité qui sera justifiée auprès du Secrétaire Général), et seulement dans ces cas, il sera mis en place, en fonction des possibilités techniques, une participation au Conseil d’Administration par conférence téléphonique. Les Administrateurs présents physiquement ou en conférence téléphonique peuvent prendre part au vote. Les Administrateurs excusés pourront se faire représenter lors des votes par l’un des membres présents à condition d’avoir donné préalablement un pouvoir à cet Administrateur. Dans le cas d’un vote à bulletin secret, les Administrateurs participant par conférence téléphonique doivent donner procuration à un Administrateur physiquement présent, leur présence est incluse dans le quorum.

Tout membre du Conseil d’Administration qui, au cours de l’année, n’a pas participé physiquement ou par voie de conférence téléphonique à trois séances consécutives est considéré comme démissionnaire, l’excuse pour cause de maladie ou pour cas de force majeure, dont le Conseil d’Administration est seul juge, peut seule être invoquée.

Le Trésorier assure la marche du service financier. Il prépare l’ensemble des comptes à soumettre au Conseil d’Administration. L’exercice financier s’étend du 1er janvier au 31 décembre de l’année qui lui donne son nom.

Le Conseil d’Administration peut se faire assister, sur demande du Président, des personnalités de son choix, membres ou non de l’Association. Peuvent en particulier assister à ses débats, avec voix consultative :

  • Les Présidents d’Honneurs (Directeur de TELECOM Bretagne ou personnalité du monde économique),
  • Le Délégué du Collège des Présidents,
  • Les permanents de l’Association,
  • Fournisseurs, partenaires et tout autre invité à l’initiative du Président.

Le Délégué du Collège des Président dispose d’un siège permanent au Conseil d’Administration.

Les administrateurs peuvent avoir des relations professionnelles avec TELECOM Bretagne ou intervenir dans le cadre des cours. Ils s’engagent à respecter une séparation complète entre leur rôle associatif et les activités citées ci-dessus et à fournir un relevé annuel de ces activités dans le mois précédant l’Assemblée Générale Ordinaire.

Article 5 : Le Bureau

Le Bureau est chargé de préparer les travaux de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration. Il reçoit délégation du Conseil après présentation d’un projet d’activité pour l’année civile à venir. Il rend compte de son action lors des séances du Conseil d’Administration.

Les Vice-Présidents secondent le Président dans ses fonctions sur l’une des missions fondamentale de l’Association.

Le Trésorier est responsable de l’encaissement des cotisations et des créances de l’association. Il en acquitte les dépenses autorisées par le Président ou l’un de ses délégataires. Il présente chaque année une comptabilité et il établit, en lien avec le Conseil d’Administration, les budgets de fonctionnement pour l’exercice à venir, et veille au respect de ces budgets.

Chaque réunion d’assemblée Générale ou de Conseil d’Administration donne lieu à l’établissement d’un procès-verbal. Ces procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire de séance. Ils sont établis sans blancs ni ratures, sur des feuillets numérotés conservés au siège de l’association.

Article 6 : Publications

Les publications de l’Association comportent un annuaire, de périodicité annuelle, contenant au minimum :

  • Le texte des statuts de l’Association,
  • Les statuts et la présentation de TELECOM Bretagne.
  • La liste des membres du Conseil d’Administration et du bureau,
  • La liste des membres de l’Association (liste alphabétique, liste par promotion, liste par résidence et liste professionnelle),

Cette liste peut être modifiée par décision du Conseil d’Administration.

Les publications de l’Association comportent également une revue de l’association pour laquelle un directeur de la rédaction, membre du Conseil d’Administration est élu à la majorité du Conseil d’Administration à la première séance qui suit l’Assemblée Générale Ordinaire. Il est remplacé par un autre membre de l’association à la demande de la majorité relative du Conseil d’Administration.

Le Président est Directeur des publications.

L’annuaire des anciens est adressé gratuitement à tous les membres à jour de cotisation. Les autres publications sont proposées, sauf exception, aux seuls membres à jour de cotisation

Article 7 : Fonds de l’Association

Les fonds de l’Association sont déposés au fur et à mesure des recouvrements et des dépenses entre les comptes courants et les comptes titres de l’Association pour des placements en produits de trésorerie, dans les établissements désignés par le Conseil d’Administration.

Le Président et le Trésorier sont les seuls habilités à effectuer des paiements à partir des comptes de l’association. Tout paiement effectué par l’un doit avoir l’accord préalable de l’autre.

Une délégation de pouvoir pour accord préalable est donnée à l’un des Vice-Présidents en cas d’impossibilité du Président ou du Trésorier ou au Secrétaire Général en cas d’impossibilité de deux des trois autres personnes citées ci-dessus.

Ne sont pas soumis à un accord préalable le paiement des salaires, des cotisations sociales, des taxes et les dépenses inférieures à 500 €.

Tout acte autre que les paiements courants et placements financiers désignés ci-dessus doit recevoir l’autorisation du Conseil d’Administration.

Les frais strictement liés à une représentation de l’association sont remboursables. Une demande d’engagement devra être formulée auprès du Bureau afin qu’il puisse donne un accord préalable à la dépense. Les déplacements à l’intérieur de la région Ile de France pour la tenue des séances du Bureau, du Conseil d’Administration ou des Assemblés Générales ne sont pas remboursables.

Toutes les pièces justificatives des frais engagés doivent être jointes à la demande de remboursement.